Smart Voicemail

Smart Voicemail ist eine „einfache“ intelligente Voicemail: Es entsteht kein Dialog mit dem Anrufer. Stattdessen nimmt das System eine Nachricht auf, kann wiederkehrende Anrufer erkennen und erzeugt optional eine Zusammenfassung zur schnellen Nachbearbeitung im Dashboard.

Der Fokus liegt auf:

• zuverlässiger Begrüßung + Aufnahme
• optionaler Erkennung wiederkehrender Anrufer
• optionaler Zusammenfassung/Strukturierung der Nachricht

Zusatzkategorien in der Konfiguration

Smart Voicemail erweitert die Agentenkonfiguration um drei zusätzliche Bereiche:

• Allgemein
• Wiederkehrende Anrufer
• Ende des Anrufs

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Allgemein

In Allgemein wird das grundlegende Verhalten der Voicemail definiert.

• Begrüßung Diese Feld ist Pflicht.
  Ansage, die direkt nach dem Annehmen des Anrufs abgespielt wird.

• Aufnahme erlaubt Diese Feld ist Pflicht.
  Wenn aktiv, kann der Anrufer im Anschluss der Begrüßung eine Nachricht hinterlassen. Die Aufnahme stoppt automatisch, wenn der Anrufer auflegt oder eine Pause von 3 Sekunden einlegt.

• Minimale Aufnahmedauer (Sekunden) Diese Feld ist Pflicht.
  Die aufgenommene Nachricht muss mindestens diese Dauer haben, sonst wird sie verworfen (z.B. Fehlanrufe, Stille, Abbrüche).

  • Minimaler Wert: 1 Sekunde
  • Maximaler Wert: 20 Sekunden

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Wiederkehrende Anrufer

In diesem Bereich kann Smart Voicemail wiederkehrende Anrufer erkennen und abweichend behandeln. Ein wiederkehrender Anrufer ist eine Rufnummer, die eine noch nicht erledigte Nachricht hinterlassen hat (Status „Neu“ oder „In Arbeit“).

Sollte also etwas "offen" sein, wird die Rufnummer als wiederkehrend betrachtet.

• Wiederkehrende Anrufer erkennen
  Wenn aktiv, werden wiederkehrende Anrufer erkannt und entsprechend begrüßt.

• Begrüßung der wiederkehrenden Anrufer
  Alternative Ansage, die bei erkannten wiederkehrenden Anrufern abgespielt wird.

• Aufnahme bei wiederkehrenden Anrufern erlaubt
  Steuert, ob erkannte wiederkehrende Anrufer ebenfalls eine Nachricht aufnehmen dürfen.

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Ende des Anrufs

In Ende des Anrufs wird festgelegt, was nach einer erfolgreichen (oder zu kurzen) Aufnahme passiert. Zusätzlich kann hier die Zusammenfassung aktiviert und gesteuert werden.

Abschlussnachricht / Abschlussansagen

• Abschlussnachricht aktivieren
  Wenn aktiv, wird nach Abschluss der Aufnahme eine Abschlussansage abgespielt.

• Abschlussansage
  Ansage, die nach einer erfolgreichen Aufnahme abgespielt wird (z.B. „Vielen Dank, wir melden uns“).

• Abschlussansage bei zu kurzer Aufnahme
  Ansage, die abgespielt wird, wenn die Aufnahme aufgrund der minimalen Aufnahmedauer zu kurz war (z.B. Hinweis erneut anzurufen).

Zusammenfassung

• Zusammenfassung des Chats aktivieren
  Wenn aktiv, generiert das System eine Zusammenfassung der aufgenommenen Nachricht zur Nachbearbeitung im Dashboard.

• Zusammenfassung-Prompt Prompt/Anweisung, nach der die Zusammenfassung erzeugt wird (Format, Inhalte, gewünschte Struktur). Beim Ändern des Prompts kann es sein, dass die Zuordnung der Felder für die Karten nicht mehr passt. Ändern auf eigene Gefahr.
  

Hinweis: Die Zusammenfassung ist besonders hilfreich, um Inhalte im Dashboard schnell zu erfassen, ohne jedes Audio vollständig anhören zu müssen.