In vielen Fällen reicht eine einfache Voicemail-Schaltung aus, um Anrufe entgegenzunehmen. Hier zeigen wir ein Beispiel, wie eine smarte Voicemail-Schaltung mit KI-Voicegate umgesetzt werden kann.

Beispielaufbau

Das folgende Beispiel soll diese Anforderungen abdecken:

• unterschiedliche Begrüßungstexte je nach Tageszeit (Geschäftszeiten vs. außerhalb)
• Aufnahme einer Nachricht durch den Anrufer innerhalb der Geschäftszeiten
• Ansage einer Abwesenheitsnotiz außerhalb der Geschäftszeiten
• Wiederholende Anrufer sollen anders begrüßt und dann abgewiesen werden

Wie bauen wir das in KI-Voicegate auf?

Da wir unterschiedliche Begrüßungstexte benötigen, brauchen wir mindestens zwei Agenten:

• einen Agenten für die Geschäftszeiten
• einen Agenten für außerhalb der Geschäftszeiten

Für beide Agenten verwenden wir das Smart Voicemail-Template. Für dieses benötigen wir vorgefertigte Ansagen.

Wir benötigen also insgesamt fünf Ansagen:

1. Begrüßung während der Geschäftszeiten
2. Begrüßung außerhalb der Geschäftszeiten
3. Begrüßung für wiederkehrende Anrufer während der Geschäftszeiten
4. Abschlussansage, wenn die Nachricht erfolgreich aufgenommen wurde
5. Abschlussansage, wenn die aufgenommene Nachricht zu kurz war

Zusätzlich müssen wir die Zeitfenster so konfigurieren, dass sie auf die jeweiligen Agenten verweisen.

Ansagen

Es macht Sinn, die Ansagen vorab zu erstellen, damit sie in den Agenten ausgewählt werden können. Dazu navigieren wir zu Ansagen und erstellen die fünf benötigten Ansagen.

Ansage erstellen

Wir navigieren mit der Sidebar zu Konfiguration > Ansagen und klicken auf Neue Ansage.

Hier erstellen wir nun die erste Ansage Begrüßung innerhalb der Geschäftszeiten:

1. Wir geben der Ansage einen Namen.
2. Wir geben den Text ein, der später gesprochen werden soll.
3. Wir wählen eine Stimme aus.
4. Wir klicken auf

   Generieren

   .
5. Wir hören uns die generierte Ansage an.
6. Wenn alles passt, klicken wir auf

   Speichern

   .

Das wiederholen wir für die weiteren vier Ansagen.‚

Damit haben wir dann diese fünf Ansagen erstellt:

Agenten erstellen

Agent innerhalb der Geschäftszeiten

Nun erstellen wir den ersten Agenten für die Geschäftszeiten.

Details

Im ersten Schritt füllen wir die Details des Agenten aus:

1. Wir geben dem Agenten einen Namen, z.B. Voicemail Geschäftszeiten. Dieser Name wird später in der Zeitfenster-Konfiguration angezeigt.

• Optional können wir eine Beschreibung hinzufügen.

2. Wir wählen das Template Smart Voicemail aus.
3. Wir wählen eine Stimme aus.
4. Wir wählen ein LLM-Modell aus (z.B. Google Gemini 2.5 Flash).

Allgemein

Im nächsten Schritt konfigurieren wir die allgemeinen Einstellungen in dem Tab Allgemein des Agenten:

1. Wir wählen die Begrüßungsansage Begrüßung innerhalb der Geschäftszeiten aus.
2. Die restlichen Einstellungen können wir auf den Standardwerten lassen.

Wiederkehrende Anrufer

Im nächsten Schritt konfigurieren wir die Einstellungen für wiederkehrende Anrufer im Tab Wiederkehrende Anrufer:

1. Wir aktivieren die Erkennung wiederkehrender Anrufer.
2. Wir wählen die Begrüßungsansage Wiederkehrende Anrufer aus.
3. Die Aufnahme für wiederkehrende Anrufer können wir deaktiviert lassen.

Ende des Anrufs

Im letzten Schritt konfigurieren wir die Einstellungen für das Ende des Anrufs im Tab Ende des Anrufs:

1. Wir aktivieren die Abschlussnachricht.
2. Als Abschlussansage wählen wir die Ansage Abschlussansage erfolgreiche Aufnahme aus.
3. Als Abschlussansage bei zu kurzer Aufnahme wählen wir die Ansage Abschlussansage zu kurze Aufnahme aus.
4. Die Zusammenfassung lassen wir aktiviert. Der Prompt kann auf dem Standardwert bleiben.

Agent außerhalb der Geschäftszeiten

Den zweiten Agenten für außerhalb der Geschäftszeiten erstellen wir analog zum ersten Agenten.

Details

Im ersten Schritt füllen wir die Details des Agenten aus:

1. Wir geben dem Agenten einen Namen, z.B. Voicemail außerhalb der Geschäftszeiten. Dieser Name wird später in der Zeitfenster-Konfiguration angezeigt.

• Optional können wir eine Beschreibung hinzufügen.

2. Wir wählen das Template Smart Voicemail aus.
3. Wir wählen eine Stimme aus.
4. Wir wählen ein LLM-Modell aus (z.B. Google Gemini 2.5 Flash).

Allgemein

Im nächsten Schritt konfigurieren wir die allgemeinen Einstellungen in dem Tab Allgemein des Agenten:

1. Wir wählen die Begrüßungsansage Begrüßung außerhalb der Geschäftszeiten aus.
2. Aufnahme erlaubt deaktivieren wir, da außerhalb der Geschäftszeiten keine Nachrichten aufgenommen werden sollen.

Ende des Anrufs

Im letzten Schritt konfigurieren wir die Einstellungen für das Ende des Anrufs im Tab Ende des Anrufs:

1. Wir deaktivieren die Zusammenfassung, da keine Nachricht aufgenommen wird.
2. Als Abschlussansage wählen wir die Ansage Abschlussansage außerhalb Geschäftszeiten aus. Wählen wir hier nichts aus, kommt es zu einem Fehler, da eine Abschlussansage Pflicht ist.
3. Als Abschlussansage bei zu kurzer Aufnahme wählen wir ebenfalls die Ansage Abschlussansage außerhalb Geschäftszeiten aus. Wählen wir hier nichts aus, kommt es zu einem Fehler, da eine Abschlussansage bei zu kurzer Aufnahme Pflicht ist.

Wir haben nun beide Agenten erstellt:

Zeitfenster konfigurieren

Zum Schluss müssen wir noch die Zeitfenster für die Rufnummer so konfigurieren, dass sie auf die jeweiligen Agenten verweisen. Dazu navigieren wir zu Konfiguration > Zeitfenster.

Der Gedanke ist folgender:

• Solange wir uns innerhalb der Geschäftszeiten befinden, soll der Agent Voicemail Geschäftszeiten den Anruf übernehmen.
• Wenn wir nicht innerhalb der Geschäftszeiten sind, soll der Agent Voicemail außerhalb der Geschäftszeiten den Anruf übernehmen.

Außerhalb der Geschäftszeiten

1. Wir klicken auf + Zeitfenster hinzufügen.
2. Wir wählen in dem Fenster den Agent Smart Voicemail außerhalb der Geschäftszeiten aus.
3. In den Zeit-Einstellungen geben wir dem Zeitfenster den Typ Immer.
4. Wir klicken nun auf

   Erstellen

   und erstellen damit das Zeitfenster für außerhalb der Geschäftszeiten.

Innerhalb der Geschäftszeiten

1. Wir klicken auf + Zeitfenster hinzufügen.
2. Wir wählen in dem Fenster den Agent Smart Voicemail innerhalb der Geschäftszeiten aus
3. In den Zeit-Einstellungen geben wir dem Zeitfenster den Typ Wöchentlich.
4. Wir starten mit dem Montag und wählen die Geschäftszeiten aus (z.B. 09:00 - 17:00).
5. Wir wiederholen das für alle Wochentage (Mo-Fr).
6. Am Wochenende (Sa-So) lassen wir die Geschäftszeiten leer, da wir dort keine Geschäftszeiten haben.

Damit sieht die Übersicht der Zeitfenster wie folgt aus:

Sortieren der Zeitfenster

Nun müssen wir das Zeitfenster für außerhalb der Geschäftszeiten an die letzte Position schieben. Dazu klicken wir auf die sechs Punkte links neben dem Zeitfenster und ziehen per Drag & Drop das Zeitfenster an die letzte Position.

Testen der Konfiguration & Inbetriebnahme

Nun können wir die Konfiguration testen, indem wir Anrufe innerhalb und außerhalb der Geschäftszeiten tätigen. Je nach Tageszeit sollten die entsprechenden Begrüßungen abgespielt werden und Nachrichten nur innerhalb der Geschäftszeiten aufgenommen werden können.

Wenn alles wie gewünscht funktioniert, können wir unsere gewünschten Rufnummern auf unsere KI-Voicegate-Instanz umleiten und die smarte Voicemail-Schaltung in Betrieb nehmen. Kontaktieren Sie dazu Ihren Telefonie-Anbieter oder konfigurieren Sie Ihre Telefonanlage entsprechend.